Muchas familias del área oeste de Madrid dan de alta a su empleada doméstica en la Seguridad Social pero pasan por alto el IRPF. La retención no siempre es obligatoria, pero cuando lo es, no aplicarla puede generar problemas a la trabajadora y sanciones a la familia. Esta guía explica cuándo tienes que retener, cómo se calcula el porcentaje y qué trámites conlleva.
¿Quién retiene el IRPF: la familia o la empleada?
En el empleo doméstico, la familia actúa como retenedora, igual que una empresa con sus trabajadores. Esto significa que en cada pago de nómina debes descontar del salario bruto el porcentaje de IRPF que corresponda, ingresarlo trimestralmente a Hacienda y reflejarlo en el modelo de la declaración anual de retenciones.
Si no retienes cuando debes hacerlo, el coste no desaparece: simplemente lo acaba pagando la trabajadora en su declaración de la renta, pero con posibles recargos e intereses de demora porque tú, como pagador, no cumpliste tu obligación de retener e ingresar.
¿Cuándo es obligatorio retener?
La retención de IRPF en el trabajo doméstico es obligatoria cuando el salario anual de la trabajadora supera el mínimo para declarar que fija Hacienda cada año. En 2025, ese umbral es:
- 15.876 € brutos al año si la trabajadora tiene un solo pagador.
- 14.000 € brutos al año si tiene dos o más pagadores y el segundo supera los 1.500 € anuales.
En la práctica, esto significa lo siguiente:
- Una empleada que solo trabaja para tu familia con una jornada de 20 h/semana a 11 €/hora cobra aproximadamente 11.440 € brutos al año → no hay obligación de retener (por debajo del umbral).
- Una empleada interna a tiempo completo que cobra 1.500 € brutos/mes gana 18.000 € brutos al año → sí hay que retener.
- Una externa que trabaja para dos familias y suma entre ambas más de 14.000 € → sí hay que retener, aunque para tu familia no llegue al umbral de un solo pagador.
Consejo práctico para Pozuelo y Majadahonda: las empleadas internas y las externas con jornada completa casi siempre superan el umbral. Si tienes dudas, pide a la trabajadora que te facilite el modelo 145 cumplimentado al inicio de la relación laboral.
El modelo 145: la clave para calcular la retención
El porcentaje de IRPF no es fijo: depende de la situación personal y familiar de la trabajadora. Por eso, antes de calcular nada, necesitas que ella rellene el modelo 145 (Comunicación de datos al pagador). Este documento recoge:
- Situación familiar (soltera, casada, separada, viuda).
- Número de hijos y descendientes a su cargo.
- Grado de discapacidad, si lo tiene.
- Si tiene préstamo hipotecario anterior a 2013 (deducción en vigor).
- Si obtiene rentas de otros pagadores y su importe aproximado.
La trabajadora tiene derecho a actualizar el 145 en cualquier momento del año si cambia su situación. Guarda siempre el original firmado: es el documento que justifica la retención que aplicas.
Cómo se calcula el porcentaje de retención
Con los datos del modelo 145 en mano, el cálculo sigue el procedimiento general de retención del Reglamento del IRPF (art. 82 y ss.). Es un proceso bastante mecánico:
- Calcula el salario bruto anual (incluyendo pagas extra).
- Resta la cuota del trabajador a la Seguridad Social (aproximadamente un 6,48 % del salario bruto).
- Aplica el mínimo personal y familiar según las circunstancias del modelo 145.
- Sobre la base resultante, aplica la escala progresiva del IRPF.
- Divide la cuota anual entre 12 para obtener la retención mensual.
La Agencia Tributaria ofrece un calculador de retenciones en su sede electrónica que hace todo esto automáticamente. Solo necesitas introducir los datos del 145 y el salario anual.
Ejemplos reales para el área oeste de Madrid
| Perfil de empleada | Salario bruto anual | Retención aproximada |
|---|---|---|
| Externa 20 h/sem, soltera sin hijos | 11.440 € | 0 % (bajo umbral) |
| Externa 30 h/sem, casada, 2 hijos | 17.160 € | ~2 – 4 % |
| Interna tiempo completo, soltera sin hijos | 18.000 € | ~10 – 12 % |
| Interna tiempo completo, dos pagadores | 18.000 € (suma total) | ~13 – 15 % |
| Cuidadora de mayores interna, soltera | 21.000 € | ~14 – 17 % |
Estimaciones orientativas 2025. El porcentaje exacto depende de la situación familiar concreta. Usa el calculador de la AEAT para cifras exactas.
Trámites ante Hacienda: modelos 111 y 190
Una vez sabes cuánto tienes que retener, debes ingresar esa cantidad a Hacienda en los plazos establecidos:
Modelo 111 (trimestral)
Presenta el modelo 111 en los primeros 20 días del mes siguiente a cada trimestre natural:
- 1.er trimestre (enero–marzo): hasta el 20 de abril.
- 2.º trimestre (abril–junio): hasta el 20 de julio.
- 3.er trimestre (julio–septiembre): hasta el 20 de octubre.
- 4.º trimestre (octubre–diciembre): hasta el 20 de enero del año siguiente.
Si el importe acumulado en el año anterior no superó los 6.000 €, puedes optar por la declaración anual en lugar de trimestral (modelo 111 con periodicidad anual).
Modelo 190 (resumen anual)
En enero de cada año debes presentar el modelo 190, que es el resumen anual de retenciones. Aquí se refleja el total de salarios pagados durante el año y las retenciones practicadas. Es la declaración que permite a la trabajadora recibir su certificado de retenciones para hacer la renta.
¿Tienes que darte de alta como retenedor? Sí. Si vas a practicar retenciones por primera vez, debes presentar el modelo 036 o 037 ante la AEAT para obtener el CIF como retenedor. Si ya tienes NIF y realizas la gestión de nóminas como persona física, en muchos casos basta con presentar el primer modelo 111 con tus datos.
¿Qué pasa si no retienes cuando debías?
No practicar retención cuando la ley lo exige tiene consecuencias para ambas partes:
- Para la familia (como retenedor): Hacienda puede exigirte el ingreso de la retención no practicada más un recargo del 5 al 20 % y los intereses de demora. Si hay ocultación deliberada, puede llegar a sanción por infracción tributaria grave.
- Para la trabajadora: si no le has retenido, cuando presente su declaración de la renta tendrá que pagar de golpe todo el IRPF correspondiente al año, sin que se le haya ido descontando mes a mes.
En Pozuelo y Majadahonda, donde muchas empleadas cobran salarios por encima de la media, el impacto puede ser significativo: una interna que cobra 1.600 €/mes sin retención puede enfrentarse a una factura de 1.800–2.500 € en la declaración de renta si nadie le ha retenido durante el año.
Caso especial: empleada con varios pagadores
Esta situación es frecuente en el área oeste de Madrid: una limpiadora que trabaja para dos o tres familias distintas, cada una pagándole entre 400 y 700 € al mes. Si la suma de todos sus ingresos supera los 14.000 € y el segundo pagador le aporta más de 1.500 € anuales, todos los pagadores están obligados a retener.
El problema habitual es que cada familia piensa que su parte, al ser pequeña, no obliga a retener. Pero el tipo de retención debe calcularse sobre el total de ingresos previstos de la trabajadora, no solo sobre lo que paga una familia. La solución correcta es que la trabajadora informe a cada pagador de las rentas que percibe de los demás a través del modelo 145, para que cada familia calcule el tipo marginal que le corresponde aplicar.
Certificado de retenciones para la declaración de la renta
Al finalizar el año (o cuando termine la relación laboral), debes entregar a la trabajadora el certificado de retenciones e ingresos del trabajo. Es el documento que necesita para rellenar su declaración de la renta sin errores. Debe incluir:
- Total de retribuciones satisfechas durante el ejercicio.
- Retenciones e ingresos a cuenta practicados.
- Cotizaciones a la Seguridad Social descontadas.
- Datos del pagador (tu NIF y nombre).
Si no lo entregas, la trabajadora puede solicitarlo formalmente y, si no lo recibe, presentar reclamación ante la Inspección de Trabajo.
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Busco empleada →Resumen: los pasos para gestionar el IRPF correctamente
- Al contratar: pide a la trabajadora que cumplimente el modelo 145 con sus datos personales y familiares.
- Antes del primer pago: calcula el porcentaje de retención usando el calculador de la AEAT o con la ayuda de un gestor.
- En cada nómina: descuenta la retención del salario bruto y refléjala en el recibo de salario.
- Cada trimestre: presenta el modelo 111 e ingresa las retenciones acumuladas.
- En enero: presenta el modelo 190 (resumen anual) y entrega el certificado de retenciones a la trabajadora.
- Si cambia la situación personal de la trabajadora: actualiza el modelo 145 y recalcula el tipo.
¿Necesito un gestor o lo puedo hacer yo solo?
Si la situación es sencilla (una sola empleada, sin otros pagadores, sin circunstancias familiares complejas), los trámites son perfectamente asumibles online a través de la sede electrónica de la AEAT con certificado digital o Cl@ve. El calculador de retenciones y los modelos 111 y 190 están disponibles de forma gratuita.
Si tienes varias empleadas, una interna con nómina alta, o tu empleada tiene varias fuentes de ingresos, la ayuda de un gestor administrativo o asesoría laboral en Pozuelo o Majadahonda te ahorrará tiempo y errores. El coste suele ser de 30–60 € al trimestre por la gestión de nóminas y retenciones domésticas.